Как работать с графиком отпусков летом, чтобы без проблем составить следующий график зимой

Вера Гиряева,

эксперт журнала «Справочник кадровика»

Чем поможет статья. Внесете в график отпусков все переносы и продления. По актуальному графику своевременно предупредите работников о предстоящих перенесенных отпусках.

Единственный обязательный документ для оформления отпусков — это график. Все остальное, даже приказы, можно не делать. А вот график мало утвердить — его нужно вести в течение года. Фиксируйте все: переносы, отзывы, долги, отпуска авансом и денежные компенсации. С нашими подсказками и примерами это не займет много времени. В декабре убедитесь, как сейчас упростили себе задачу «График отпусков – 2027».

Зачем вести график в течение года

График отпусков — документ, который готовят в ноябре, утверждают в декабре, а работают с ним весь календарный год. Поддерживать график в актуальном состоянии, вносить в него переносы отпусков нужно, чтобы правильно учитывать предоставленные дни, не терять не предоставленные дни отпуска и не забывать отправлять сотрудника в отпуск, который перенесли на другие даты. Особенно если такой перенос делают на следующий рабочий год.

Обратите внимание. В течение года вы не переутверждаете график, не изменяете его, не дополняете и не исправляете. Вы его именно ведете. То есть не трогаете те графы, которые заполнили до утверждения графика, а только дописываете информацию по отпускам работника. Эта информация пригодится вам для контроля за тем, как работник использует отпуск и планирования его отпусков в будущем.

График должен объяснить, куда делись дни отпуска, которые работнику не предоставили, но они считаются использованными. Так, работник «потеряет» дни отдыха, если получит денежную компенсацию за какие-то дни отпуска, превышающие 28 дней в каждом рабочем году.

Будут у вас и такие ситуации, когда в приказе на отпуск указали полный период, а сотрудник отгулял неделю и его вызвали на работу. Приказ о предоставлении отпуска вы при этом не меняете и не исправляете — он был законным на момент, когда его издавали. И если потом вы увидите только этот приказ, то скорее всего решите, что сотрудник так и использовал полный отпуск. Если же у вас будут фактические даты отпуска в графике, а также ссылки на все документы, то и следующие отпуска будете планировать, помня о долге компании по отпуску, который сотрудник не смог отгулять из-за отзыва.

Поэтому возьмите за правило. Каждый раз, когда очередной работник выходит из отпуска, сразу фиксируйте фактические даты его отпуска в графике. Затем сравнивайте эти даты с запланированными. И если даты не совпали, в графе Примечание делайте отметки, почему так произошло, на каком основании отпуск предоставили в другие даты или другой продолжительности. Если известны даты, на которые будете переносить часть отпуска, эти даты также можно указать в графике. Если даты пока не известны — действуйте по правилу. Работник использует перенесенную часть, выйдет на работу, и вы все внесете в график с пояснениями.

График отпусков вы можете вести по форме № Т-7, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. А можете утвердить приказом руководителя свою удобную форму графика, в которой будут дополнительные графы и строки для всех ваших отметок и примечаний. Так, в форме № Т-7 данные о переносе отпуска вносят в столбцы 7, 8 и 9. В вашей форме может быть для этого отдельное место.

Закон не устанавливает правила ведения графика отпусков. Как заполнять таблицу и какую информацию не забыть покажем дальше. Основные ситуации, которые рассмотрим:

1. Перенос отпуска или его части по инициативе работника или работодателя на даты, отличные от запланированных в графике отпусков, в том числе и на следующий рабочий год.
2. Автоматическое продление отпуска по решению работника в случае, когда он по уважительным причинам не смог использовать часть отпуска, так как заболел, был на военных сборах, исполнял государственные обязанности.
3. Отзыв из отпуска с письменного согласия работника.
4. Замена части отпуска, превышающей 28 календарных дней в каждом рабочем году, денежной компенсацией.

Как внести в график переносы отпусков

По инициативе работодателя перенести отпуск получится только с согласия работника. Перенести отпуск на следующий рабочий год можно только в исключительных случаях, когда отпуск неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации, ст. 124 ТК. Переносите отпуск — фиксируйте в графике все переносы, чтобы подтвердить, что выполняете три правила:

• работник должен использовать перенесенный отпуск не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он положен;
• запрещено не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд;
• запрещено не предоставлять отпуск несовершеннолетним и работникам, занятым во вредных и или опасных условиях труда.

Чтобы согласовать с работником перенос отпуска, направьте ему письменное предложение, в котором он сделает отметку о согласии с переносом. Даты, на которые перенесете отпуск, можете обговорить в этом же документе. Если на отпуск уже издали приказ, его придется отменить. Если известны новые даты отпуска, можете сразу издать новый приказ о предоставлении отпуска.

Пример

По графику у А. отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 29.06.2026 по 26.07.2026. По просьбе руководства отпуск А. использовала на неделю раньше: с 22.06.2026 по 19.07.2026.

Фрагмент графика отпусков с отметками о переносе отпуска на неделю раньше

Пример

У Б. запланирован отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 15 по 28 июня. По просьбе руководителя отпуск перенесли на июль.

Фрагмент графика отпусков с отметками о переносе отпуска на месяц позже

В столбец 8 внесите информацию о документах, на основании которых перенесли отпуск. Это могут быть: предложение работодателя о переносе, заявление работника с просьбой перенести отпуск, приказ с новой датой отпуска. В столбец 9 внесите даты, на которые решили перенести отпуск, если они уже известны. Столбец 7 (фактическая дата отпуска) заполняйте тогда, когда работник фактически уйдет в отпуск или вернется из него.

Инициатором переноса отпуска может быть работник. При этом работодатель может отказать тем, у кого нет права использовать отпуск в удобное время.

Если работник имеет право на отпуск в удобное для него время, отказать в переносе работодатель не сможет. Исключение: перенос отпуска приведет к тому, что работнику не предоставят отпуск в течение двух лет подряд, или в течение года, если работник несовершеннолетний или «вредник».

Пример

В. — Почетный донор, работает во вредных условиях труда. Он обратился с заявлением о переносе части ежегодного оплачиваемого отпуска с октября 2026 года на январь 2027 года. Почетный донор имеет право на отпуск в удобное для него время. Если такой перенос получается в течение рабочего года В., то работодатель должен удовлетворить его просьбу и перенести отпуск, ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ.

В этом примере прозвучал 2027 год — эта информация будет вам нужна, когда начнете делать график отпусков.

Фрагмент графика отпусков с отметками о переносе отпуска на следующий календарный год

Данные о переносе отпуска внесите в график. В столбце 8 отметьте, что основание переноса — заявление работника, в столбец 9 внесите даты, на которые согласовали перенос. Если отпуск перенесли на следующий год, вносите даты в столбец 9 текущего графика отпусков. Когда будете составлять график на следующий год, включите в него уже согласованные даты перенесенного отпуска.

Как зафиксировать в графике продление или перенос отпуска

В этом процессе работодатель не участвует, кадровик только фиксирует фактические даты отпуска в графике и корректирует табель учета рабочего времени после того, как работник принесет подтверждающие документы.

В ежегодный оплачиваемый отпуск не входят дни, ст. 124 ТК:

• когда работник болел сам и взял больничный;
• когда работник выполнял государственные обязанности, для которых требуется освобождение от работы, например, был на военных сборах, письмо Роструда от 16.01.2025 № ПГ/28050-6-1;
• которые работодатель определил в коллективном договоре или локальном нормативном акте, например, в компании есть дополнительная гарантия для родителей — возможность продлить ежегодный оплачиваемый отпуск на время больничного по уходу за ребенком.

Работник сам решает, продлевать отпуск или выйти на работу в запланированную дату, а неиспользованные дни перенести на другой срок. Если работник решил продлить отпуск, то день окончания отпуска автоматически сдвигается на количество дней больничного или государственных обязанностей.

Пример

П. ушла в отпуск с 01.06.2026 по 29.06.2026. С 04.06.2026 по 09.06.2026 она была на больничном. Она предупредила отдел кадров, что выйдет из отпуска на 6 дней позже, так как болела.

Информацию о фактической продолжительности отпуска вносите в графу 7. Информацию об основании продления отпуска — в графу 8.

Фрагмент графика отпусков с отметками о продлении отпуска из-за болезни работника

Если работник хочет использовать дни отпуска, которые он провел на больничном, позже, оформляйте перенос отпуска. Даты, на которые работник переносит отпуск он должен согласовать с работодателем. Исключение: льготники. Они имеет право на отпуск в удобное для них время, следовательно, и перенести отпуск могут на удобные для них даты.

Пример

И. ушел в отпуск по графику с 15.06.2026 по 28.06.2026. Он заболел 25.06.2026 и был на больничном по 30.06.2026. Всего на больничном И. был 6 дней, из которых 4 дня пришлись на ежегодный оплачиваемый отпуск. После больничного 01.07.2026 И. вышел на работу. 4 календарных дня отпуска, в которые он не использовал отпуск, И. попросил перенести на период с 01.09.2026 по 04.09.2026. Руководитель согласился, и кадровик внесла информацию в столбцы ...