Как организовать электронный документооборот с контрагентами

Организация ЭДО с контрагентами – это ваш выбор, а не обязанность. Прежде чем внедрять, оцените плюсы и минусы. Алгоритм внедрения и полезные документы –в решении.

Елена Белова

эксперт Системы Генеральный Директор, юрист, аудитор

Что такое ЭДО в отношениях с контрагентами

Обязательный электронный документооборот есть только в работе с госорганами. Организация ЭДО с контрагентами – это ваш выбор.

Система ЭДО позволяет передавать электронные документы контрагентам и получать их без дублирования на бумаге.

Электронный документ – документированная информация в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В зависимости от того, кто должен подписывать электронный документ, он бывает:

• односторонним – электронный документ, который подписывает только один участник электронного документооборота;
• двухсторонним – электронный документ, который подписывают два участника электронного документооборота;
• многосторонним – электронный документ, который подписывают три и более участника электронного документооборота.

Такие правила в Методических рекомендациях ФНС от 17.06.2021.

ФНС опубликовала два сценария и пошагово расписала, что нужно сделать для перехода на ЭДО:

1. Вы можете быстро перейти на электронный документооборот независимо от отрасли деятельности.

Вариант предполагает внедрение типового решения оператора электронного документооборота без доработок. Он походит для компаний малого и среднего бизнеса с объемом менее 10 тыс. документов в год.

2. Вы можете применить комплексный подход по развитию и внедрению ЭДО, который подходит для среднего и крупного бизнеса с большими объемами документов.

ФНС предполагает такой функционал у системы ЭДО:

• создание документа в системе оператора ЭДО;
• отправка документа контрагенту;
• получение документа от контрагента;
• соблюдение безопасности передачи данных;
• хранение документов.

Выбор варианта зависит от ваших планов и бизнес-процессов.

Плюсы и минусы от использования ЭДО с контрагентами

От использования ЭДО с контрагентами есть положительные и отрицательные стороны.

Плюсы

1. Безопасность документов

У электронных документов нет физического носителя. Они не могут сгореть или пропасть. Создание копий документов не требует траты ресурсов и не наносит ущерба экологии.

Передача документов идет автоматически через программу, поэтому их нельзя потерять при транспортировке машиной, почтовой службой или курьером.

Электронный документооборот спасет от последствий невозврата документов контрагентами. При проверке госорганов соглашение об ЭДО докажет, что в невозврате подтверждающих документов виноват контрагент. А вы предприняли все, чтобы собрать недостающую информацию.

2. Скорость обработки

На обработку бумажных документов бухгалтера тратят больше времени, чем на такие же файлы в электронном виде.

Создание бумажных копий, печать документов и их заверение, поиск занимают дополнительное время.

Электронные документы проще обрабатывать.

3. Экономия ресурсов

При работе с файлами вы не тратите деньги на организацию хранения документов, их создание, копирование и уничтожение.

Ваши сотрудники экономят свое время и не тратят его на физические действия с бумагой. Это позволяет быстрее обрабатывать информацию. Документы ищут и подбирают быстрее, чем в обычном архиве.

4. Удобство использования

Файлы в системе ЭДО не требуют физических мест хранения. Ваши сотрудники должны иметь только компьютер и доступ в интернет.

Работать с файлами, передавать их и копировать можно из любого места. Находиться в офисе не обязательно.

Передавать документы проще по уже созданным электронным каналам связи, а не в очередях на почте.

5. Контроль исполнения

ЭДО повышает контроль за исполнением документов от контрагентов и дает возможность коллективной работы с ними.

Минусы

1. Траты времени на предварительном этапе

Внедрение ЭДО с контрагентами требует больше времени, чем внутри организации.

Партнеры могут не иметь необходимого оборудования, не хотеть применять ЭДО или не понимать его необходимости. Отработка каждой проблемы требует усилий с вашей стороны.

2. Затраты на оборудование и программное обеспечение

Применение ЭДО требует оборудования и ПО, которые позволят передавать информацию.

Нужно создать электронный архив для хранения документов и обеспечить сотрудникам возможность его использовать.

Возможность резервного копирования всех документов в системе ЭДО также потребует денег.

Если система ЭДО включает ограниченное число пользователей, необходимо рассчитать и обеспечить необходимое количество лицензий для доступа к системе.

3. Обеспечение безопасности информации

При ЭДО нужно продумать систему защиты документов, которая защитит от хакерских атак или несанкционированного копирования/удаления информации. Антивирусная защита также необходима.

Как перейти на ЭДО с контрагентами: алгоритм

Внедрение ЭДО во взаимоотношениях с контрагентами имеет отличия от перехода на электронный документооборот внутри компании.

Организационные вопросы

1. Определите желаемые результаты проекта по переводу отношений с контрагентами в электронный вид.

2. Назначьте ответственного за организацию и внедрение ЭДО во взаимоотношениях с контрагентами. Определите, кто будет вести рассылку предложений о переходе на ЭДО и проектов соглашений об этом.

3. Составьте детальный план работ и определите, сколько времени потребуется, чтобы их выполнить. Оцените плановые затраты на проект и сформируйте бюджет, исполнение которого нужно будет контролировать.

4. Оцените возможность резервного копирования и хранения документов на электронных и (или) бумажных носителях на серверах и в архивах компании. Так вы защитите себя от возможных проблем с провайдером.

Автоматизация электронного документооборота

1. Определите, какие задачи нужно решить компании с помощью электронного документооборота.

2. Проведите анализ программного обеспечения компании. По его итогам решите, будете ли приобретать новое ПО или дорабатывать программы, которые уже есть в наличии.

3. Выберите провайдера электронного документооборота и изготовителя электронно-цифровой подписи.

Подбирайте провайдеров:

• с которыми уже работают контрагенты компании и к которым вы можете перевести значительный объем операций;
• у которых максимальный роуминг;
• которые могут использовать имеющиеся у компании сертификаты подписей (если они есть).

Если у провайдера нет роуминга с провайдерами ваших контрагентов, он не подходит, даже если его услуги стоят дешевле.

Проверьте на сайте ФНС, что предполагаемый подрядчик входит в список операторов электронного документооборота.

4. Заключите договоры и оформите сертификаты электронно-цифровой подписи на ответственных сотрудников компании.

Действия внутри организации

1. Сформируйте перечень документов, с которыми будете работать в электронном виде.
2. Составьте перечень должностей сотрудников, которые будут иметь право подписи или обработки электронных документов. Определите уровни доступа к ним и возможные действия на каждом уровне.
3. Создайте график оформления и движения документов в рамках системы ЭДО. Назначьте лиц, которые контролируют исполнение графика и поступление/передачу документов.

Укажите также, кто:

• создает документ и загружает его в личный кабинет провайдера;
• подписывает документ. Этим сотрудникам предоставьте логин и пароль на вход в личный кабинет и сертификаты ЭЦП;
• контролирует подписание документа контрагентом;
• распечатывает документ и подшивает его в папку или сохраняет на сервере компании.

4. Внесите изменения и дополнения во внутренние документы вашей организации, которые регулируют документооборот.

Сотрудники

1. Проведите встречу с ответственными за ЭДО с контрагентами должностными лицами. Определите их настроение и готовность использовать систему.
Чтобы работники не саботировали проект, важно их не заставить, а убедить в преимуществах нововведений.
2. Подготовьте инструкции по использованию ЭДО и проведите обучение сотрудников. Организуйте презентацию с объяснением принципов работы для всего персонала компании, в том числе сотрудников, которые не участвуют в ЭДО.

Работа с контрагентами

1. Составьте перечень контрагентов. Учитывайте партнеров по выручке и расходам. Решите, с кем из них целесообразно перейти на ЭДО. Критерием для оценки будет, в частности, объем и количество документов, которые вы пересылаете друг другу.

Контрагентов можно разделить на группы:

• крупные и средние контрагенты, которые используют электронный документооборот;
• крупные и средние контрагенты, которые не используют электронный документооборот;
• небольшие контрагенты, которые используют электронный документооборот;
• небольшие контрагенты, которые не используют электронный документооборот.

2. Определите способы обсуждения возможности перехода на ЭДО с каждым контрагентом. Это могут быть встречи, телефонные переговоры или общение с помощью мессенджеров, почтовые или электронные рассылки.
3. Подготовьте материалы по переходу на ЭДО, разошлите контрагентам и обсудите с ними возможность перехода.

Если важные для вас контрагенты, которые используют ЭДО, работают с другими провайдерами:
...