Не попадите в новые ловушки из‑за изменений по НДФЛ. Что срочно перепроверить
Какие еще доходы теперь нужно включать в базу по НДФЛ
Как исправить ошибку без штрафа, если что-то упустили
Какие документы нужно срочно запросить у удаленщиков
Как исправить ошибку без штрафа, если что-то упустили
Какие документы нужно срочно запросить у удаленщиков
Андрей Иванов,
эксперт журнала «Российский налоговый курьер»
Узнайте, как избежать ловушек, которые возникли из-за изменений по НДФЛ. Чтобы не было ошибок и деньги ритмично поступали в региональные бюджеты, чиновники решили с 1 января унифицировать правила. Но это у них получилось не во всем. Мало того, что теперь с одинаковых выплат налог нужно перечислять в разные сроки и в некоторых случаях по отличным ставкам. Так еще и не всегда понятно, с какого момента действует новый порядок. Рекомендации в статье помогут вам разобраться.
Установили одинаковые лимиты по суточным, а правила расчета НДФЛ — разные
С 1 января ввели не облагаемые НДФЛ лимиты по суточным, выплачиваемым при разъездном характере работ, например водителям или экспедиторам. Раньше вы ориентировались на утвержденные в компании нормы и могли не удерживать налог вовсе. Теперь так делать нельзя.
Лимиты такие же, как и при командировках, — 700 руб. в день при поездках по России и 2500 руб. — за границей (п. 1 ст. 217 НК). И излишки автоматически попадают в базу по НДФЛ. Но разъездной характер работ и командировки — большая разница, в том числе и для целей налогообложения.
Доход в виде сверхнормативных суточных при командировках вы признаете в последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК). Для «разъездных» суточных аналогичной нормы нет. А значит, нужно применять общие правила — налогооблагаемый доход признавайте на дату выплаты.
Пример 1
Коллективным договором предусмотрено, что сотрудникам с разъездным характером работ выплачиваются суточные за каждый день в пути по России — 1500 руб. В 2023 году бухгалтер не включал эту сумму в базу по НДФЛ. В 2024-м нужно сразу при выплате удержать налог с излишка, то есть с 800 руб. (1500 – 700).
Срок выплаты суточных при разъездном характере работы в нормативных документах не установлен. Работодатель вправе определить его самостоятельно — до или после поездки. В некоторых случаях имеет смысл привязать момент выплаты к зарплатным дням, чтобы из-за сверхнормативных суточных не пришлось лишний раз отчитываться.
Пример 2
В организации зарплатные дни 5-го и 20-го числа. Обе даты попадают в период с 1-го по 22-е число. Предположим, что никаких выплат в пользу физлиц в конце месяца нет. Тогда уведомлять инспекторов об удержанном НДФЛ и платить налог нужно только один раз. 25-го числа вы подадите уведомление, а 28-го — пополните ЕНС.
Если сверхнормативные суточные «разъездному» работнику выдадите, например, 27-го числа, то удержанный налог вам придется показать в дополнительном уведомлении за период с 23-го по последнее число месяца. Направить его в инспекцию нужно 3-го числа следующего месяца, а перечислить — не позднее 5-го.
Если не удержали налог с «разъездных» суточных, это ошибка.
Установили одинаковые лимиты по суточным, а правила расчета НДФЛ — разные
С 1 января ввели не облагаемые НДФЛ лимиты по суточным, выплачиваемым при разъездном характере работ, например водителям или экспедиторам. Раньше вы ориентировались на утвержденные в компании нормы и могли не удерживать налог вовсе. Теперь так делать нельзя.
Лимиты такие же, как и при командировках, — 700 руб. в день при поездках по России и 2500 руб. — за границей (п. 1 ст. 217 НК). И излишки автоматически попадают в базу по НДФЛ. Но разъездной характер работ и командировки — большая разница, в том числе и для целей налогообложения.
Доход в виде сверхнормативных суточных при командировках вы признаете в последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК). Для «разъездных» суточных аналогичной нормы нет. А значит, нужно применять общие правила — налогооблагаемый доход признавайте на дату выплаты.
Пример 1
Коллективным договором предусмотрено, что сотрудникам с разъездным характером работ выплачиваются суточные за каждый день в пути по России — 1500 руб. В 2023 году бухгалтер не включал эту сумму в базу по НДФЛ. В 2024-м нужно сразу при выплате удержать налог с излишка, то есть с 800 руб. (1500 – 700).
Срок выплаты суточных при разъездном характере работы в нормативных документах не установлен. Работодатель вправе определить его самостоятельно — до или после поездки. В некоторых случаях имеет смысл привязать момент выплаты к зарплатным дням, чтобы из-за сверхнормативных суточных не пришлось лишний раз отчитываться.
Пример 2
В организации зарплатные дни 5-го и 20-го числа. Обе даты попадают в период с 1-го по 22-е число. Предположим, что никаких выплат в пользу физлиц в конце месяца нет. Тогда уведомлять инспекторов об удержанном НДФЛ и платить налог нужно только один раз. 25-го числа вы подадите уведомление, а 28-го — пополните ЕНС.
Если сверхнормативные суточные «разъездному» работнику выдадите, например, 27-го числа, то удержанный налог вам придется показать в дополнительном уведомлении за период с 23-го по последнее число месяца. Направить его в инспекцию нужно 3-го числа следующего месяца, а перечислить — не позднее 5-го.
Если не удержали налог с «разъездных» суточных, это ошибка.
Матвыгоду вернули в базу по НДФЛ, а про переходный период забыли
До конца 2023 года материальная выгода в виде экономии на процентах не облагалась НДФЛ (п. 90 ст. 217 НК). Мораторий действовал с 2021 года, его ввели из-за резкого роста ключевой ставки в связи с санкциями недружественных стран. Сейчас ключевая ставка немногим меньше, но на 2024 год освобождение не продлили. При этом никаких оговорок касательно прошлогодних договоров займа законодатели не сделали.
Схема. Когда возникает матвыгода от экономии на процентах
С 1 января 2024 года с матвыгоды снова нужно удерживать налог, в том числе если заем был выдан до этой даты (см. схему). Никаких исключений нет.
Материальную выгоду считают за каждый календарный месяц в последний день месяца. В этот день у работника появляется доход (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК). И на этот день берут ключевую ставку. Неважно, когда заем выдали или вернули (письма Минфина от 18.03.2016 № 03-04-07/15279 и от 04.07.2017 № 03-04-05/42040). По рублевым займам формула такая:
Схема. Когда возникает матвыгода от экономии на процентах
С 1 января 2024 года с матвыгоды снова нужно удерживать налог, в том числе если заем был выдан до этой даты (см. схему). Никаких исключений нет.
Материальную выгоду считают за каждый календарный месяц в последний день месяца. В этот день у работника появляется доход (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК). И на этот день берут ключевую ставку. Неважно, когда заем выдали или вернули (письма Минфина от 18.03.2016 № 03-04-07/15279 и от 04.07.2017 № 03-04-05/42040). По рублевым займам формула такая:
С этой разницы вы должны посчитать НДФЛ по ставке 35 процентов (п. 2 ст. 224 НК). Для нерезидентов ставка ниже — 30 процентов.
Пример 3
В июне 2023 года сотрудник — резидент РФ получил от компании беспроцентный заем на год в сумме 50 000 руб. В прошлом году бухгалтер не исчислял НДФЛ с матвыгоды. Впервые это нужно сделать за январь, на 31-е число.
На 31 января ключевая ставка Центробанка равна 16%. Сумма матвыгоды составит 451,73 руб. (50 000 руб. × 16% × 2/3 : 366 календ. дн. × 31 календ. дн.). НДФЛ составит 158 руб. (451,73 руб. × 35%).
Возможна ситуация, когда сотрудник часть займа вернул посреди месяца. В этом случае на конец месяца определите матвыгоду отдельно за периоды до возврата и после.
Удержите НДФЛ с матвыгоды в день выплаты ближайшего денежного дохода.
Пример 3
В июне 2023 года сотрудник — резидент РФ получил от компании беспроцентный заем на год в сумме 50 000 руб. В прошлом году бухгалтер не исчислял НДФЛ с матвыгоды. Впервые это нужно сделать за январь, на 31-е число.
На 31 января ключевая ставка Центробанка равна 16%. Сумма матвыгоды составит 451,73 руб. (50 000 руб. × 16% × 2/3 : 366 календ. дн. × 31 календ. дн.). НДФЛ составит 158 руб. (451,73 руб. × 35%).
Возможна ситуация, когда сотрудник часть займа вернул посреди месяца. В этом случае на конец месяца определите матвыгоду отдельно за периоды до возврата и после.
Удержите НДФЛ с матвыгоды в день выплаты ближайшего денежного дохода.
Ввели единые правила расчета налога с доходов удаленщиков, но ограничили их применение
С 1 января зарплата всех удаленных работников считается доходом от источника в России и облагаются НДФЛ по ставке 13 (15) процентов. Налоговый статус значения не имеет. Предполагалось, что это упростит работу бухгалтеру, но вышло все наоборот.
Раньше, когда удаленщик трудился за рубежом, ваша компания не признавалась налоговым агентом по НДФЛ. Налог должен был платить сам сотрудник, и то только до тех пор, пока не утратит статус налогового резидента РФ (письмо Минфина от 18.01.2023 № 03-04-05/3302). Теперь правила изменились. Подвох в том, что они относятся только к выплатам по трудовому договору, причем связанным исключительно с оплатой работы и при условии, что человек трудится вне офиса (см. таблицу).
Раньше, когда удаленщик трудился за рубежом, ваша компания не признавалась налоговым агентом по НДФЛ. Налог должен был платить сам сотрудник, и то только до тех пор, пока не утратит статус налогового резидента РФ (письмо Минфина от 18.01.2023 № 03-04-05/3302). Теперь правила изменились. Подвох в том, что они относятся только к выплатам по трудовому договору, причем связанным исключительно с оплатой работы и при условии, что человек трудится вне офиса (см. таблицу).
Удерживайте с зарплаты удаленщика НДФЛ по ставке 13 процентов, пока его доходы не превысят 5 млн руб. с начала года. К доходам свыше 5 млн руб. применяйте ставку 15 процентов (письмо ФНС от 13.11.2023 № ЗГ-3-11/14749). А по выплатам, не связанным с оплатой труда, определяйте ставку в зависимости от налогового статуса сотрудника. Действуйте так даже по отношению к доходам за прошлый год, которые перечисляете в текущем.
Пример 4
В российской компании трудится удаленщик, который по договору выполняет свои трудовые обязанности на территории Финляндии, где живет уже больше года. В 2023 году с его доходов бухгалтер не удерживал налог.
В январе 2024 года удаленщику перечислили вторую часть зарплаты за декабрь — 45 000 руб., аванс за январь — 15 000 руб. и матпомощь в сумме 10 000 руб. Иных выплат в январе не было.
Бухгалтер удержит НДФЛ с зарплаты за декабрь и с январского аванса по ставке 13 процентов в сумме 7800 руб. [(45 000 руб. + 15 000 руб.) × 13%]. А с матпомощи — по нерезидентской ставке 30 процентов — 3000 руб. (10 000 руб. × 30%). В уведомлении по НДФЛ бухгалтер покажет эти суммы по разным КБК.
По-прежнему просите удаленщиков подтверждать налоговый статус.
Пример 4
В российской компании трудится удаленщик, который по договору выполняет свои трудовые обязанности на территории Финляндии, где живет уже больше года. В 2023 году с его доходов бухгалтер не удерживал налог.
В январе 2024 года удаленщику перечислили вторую часть зарплаты за декабрь — 45 000 руб., аванс за январь — 15 000 руб. и матпомощь в сумме 10 000 руб. Иных выплат в январе не было.
Бухгалтер удержит НДФЛ с зарплаты за декабрь и с январского аванса по ставке 13 процентов в сумме 7800 руб. [(45 000 руб. + 15 000 руб.) × 13%]. А с матпомощи — по нерезидентской ставке 30 процентов — 3000 руб. (10 000 руб. × 30%). В уведомлении по НДФЛ бухгалтер покажет эти суммы по разным КБК.
По-прежнему просите удаленщиков подтверждать налоговый статус.
Освободили компенсации удаленщикам от НДФЛ в пределах лимита, но теперь их стало два
С 2024 года можно выбрать, как компенсировать расходы дистанционным сотрудникам. Либо по фактическим затратам, либо перечислять им по 35 руб. за каждый рабочий день. Важно прописать такую возможность в локальных актах организации, коллективном либо трудовом договоре. Неясно, можно ли совмещать два варианта.
В ФНС нам пояснили, что никто не запрещает одному удаленщику возмещать фактические расходы, а другому платить 35 руб. в день. Но к одному и тому же сотруднику применять разные правила нельзя.
Пример 5
Петров и Сидоров работают на удаленке. Петров полностью подтвердил расходы, а Сидоров только частично. Из налоговой базы Петрова бухгалтер исключил компенсацию полностью. С Сидоровым нужно определиться — либо исключить только фактически подтвержденные расходы, либо из расчета 35 руб. за рабочий день.
Образец. Как закрепить в локальном акте порядок выплаты компенсаций удаленщикам (скачать)
Убедитесь, что в локальных актах организации предусмотрена компенсация расходов удаленным работникам.
В ФНС нам пояснили, что никто не запрещает одному удаленщику возмещать фактические расходы, а другому платить 35 руб. в день. Но к одному и тому же сотруднику применять разные правила нельзя.
Пример 5
Петров и Сидоров работают на удаленке. Петров полностью подтвердил расходы, а Сидоров только частично. Из налоговой базы Петрова бухгалтер исключил компенсацию полностью. С Сидоровым нужно определиться — либо исключить только фактически подтвержденные расходы, либо из расчета 35 руб. за рабочий день.
Образец. Как закрепить в локальном акте порядок выплаты компенсаций удаленщикам (скачать)
Убедитесь, что в локальных актах организации предусмотрена компенсация расходов удаленным работникам.
