Как специалисту по охране труда уничтожить персональные данные работников
Юлия Миронова
Эксперт по охране труда, аудитор по безопасности технологических процессов и производств
Порядок уничтожения персональных данных ответственный закрепляет в ЛНА, например положении
о порядке уничтожения персданных. В документе указывают, в каких случаях и каким образом проводят процедуру. Изучите данный порядок, чтобы не нарушать установленные в организации правила.
Уничтожают документы с персданными в пяти случаях.
- Истек срок хранения.
- Достигли цели обработки.
- Неправомерно обрабатывали персданные.
- Человек отозвал согласие на обработку персданных.
- Человек потребовал прекратить обрабатывать или распространять его персданные.
Специалист по охране труда обязан передать документы для уничтожения только в двух случаях.
Истек срок хранения документов. Сроки установили в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236. Например, журнал регистрации инструктажей уничтожают после 45 лет хранения. Быстро узнать сроки хранения поможет сервис.
Неправомерно обрабатывали персданные. Например, во время вводных инструктажей собирали копии паспортов и СНИЛС, чтобы личная информация о работниках всегда была под рукой в службе ОТ.
В остальных случаях СОТ вправе продолжать хранить данные, так как имеет право обрабатывать их без согласия работника (п. 4, 5 ст. 21 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Для уничтожения сформируйте список и сверьте его с физическими документами. Формально это должен делать ответственный за персданные, но на практике достаточно согласовать свои действия с ним.
По итогам процедуры составляют акт об уничтожении документов.
Если персданные хранили в электронном виде, то их стирают с жесткого диска или уничтожают сам носитель информации (п. 8 ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). После делают ...
Информационный источник публикации Актион МЦФЭР
Источник изображения Freepik
