Изменения в путевом листе с 1 сентября
Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности и индивидуальные предприниматели, которые используют транспортные средства для перевозки грузов и пассажиров, а также физлица – водители такси.
Для чего нужен
Путевой лист необходим, чтобы подтвердить факт перевозки грузов и пассажиров. Документ используют при расчете зарплаты водителя, для обоснования расходов на ГСМ, электроэнергию, содержание транспортного средства, провозной платы и т. д., а также для контроля за движением транспортных средств.
Расчеты с водителем. Путевой лист является первичным документом для учета работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257). Он подтверждает рабочее время.
Подтверждение расходов. Путевой лист подтверждает реальность поездки и факт перевозки грузов и пассажиров. Документ необходим, чтобы подтвердить экономическую обоснованность аренды или лизинга автомобиля, а также расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля. К таким расходам относят:
зарплату водителю и надбавки за разъездной характер работы;
стоимость ГСМ и заправки электромобиля;
проведение технического обслуживания, технического осмотра и ремонта транспортного средства;
стоимость парковки, провозную плату и т. д.
Компенсация за использование личного имущества. Путевой лист может обосновать расходы, которые работодатель компенсирует сотрудникам (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Работодатель может оплачивать расходы на ГСМ, запчасти, парковку арендованных или личных автомобилей сотрудников. Если для работы требуется личный автомобиль работника, то ему работодатель может выплачивать специальную компенсацию.
ГИБДД, полиция и другие ведомства. Путевой лист подтверждает маршрут следования машины, что автомобиль технически исправен, а водитель может им управлять, так как прошел медицинский осмотр. Отметки о техническом состоянии и медосмотре в путевых листах проверяют представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. По требованию полиции водитель обязан предъявить путевой лист (п. 2.1.1 Правил дорожного движения). Если этого не сделать, оштрафуют как водителя, так и должностных лиц и саму организацию (ч. 2 ст. 12.3, ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП).
Кто должен оформлять
Оформлять путевые листы должны лица, которые указаны в пунктах 10 и 4 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Это организации, ИП, которые:
являются собственниками или владельцами транспорта;
используют ТС для перевозки пассажиров и грузов независимо от того, коммерческая это перевозка или перевозка для собственных нужд.
С 1 сентября 2023 года оформлять путевые листы должны также самозанятые перевозчики такси, которые не являются ИП (подп. 5 п. 1 ст. 11 Закона от 29.12.2022 № 580-ФЗ).
Путевые листы оформляют на каждое транспортное средство, которое передвигается по дорогам в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
Под пассажирами понимают лиц, кроме водителя, которые находятся в транспортном средстве, а также лиц, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения).
Можно не оформлять путевой лист на транспорт, который не покидает территорию предприятия (например, на автопогрузчик, который работает только на складе компании). Путевой лист оформляют до выпуска транспортного средства на линию (п. 10, 11 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390).
Собственники и владельцы
К собственникам транспортных средств относят организации и ИП, которые владеют транспортным средством на праве собственности. Данные организации и ИП приобрели транспортное средство по договору купли-продажи или получили в собственность по иным основаниям, например, по договору дарения.
Владельцы транспортных средств — это организации и ИП, которые получили транспортное средство во владение на праве хозяйственного ведения или праве оперативного управления либо на ином законном основании (право аренды, лизинг, доверенность на право управления транспортным средством и т. д.).
Путевой лист при аренде
На арендованное транспортное средство нужно оформить путевой лист, если это транспортное средство вы используете для перевозки пассажиров и грузов. Кто должен оформлять путевой лист, зависит от вида договора аренды. Если заключен договор аренды без экипажа, путевой лист оформляет арендатор. При аренде с экипажем путевой лист оформляет арендодатель.
Аренда без экипажа. Арендатор фактически эксплуатирует арендованный транспорт, поэтому он составляет путевой лист. По договору аренды без экипажа арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование. При этом арендодатель не оказывает услуги по управлению транспортом (ст. 642 ГК). Таким образом, арендатор является владельцем транспортного средства, поэтому он оформляет путевой лист (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390). Если договором аренды не предусмотрено иное, арендатор несет расходы на ГСМ (ст. 646 ГК).
Аренда с экипажем. При предоставлении транспортного средства в аренду с экипажем путевой лист оформляет арендодатель (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, письмо Минфина от 12.04.2023 № 02-07-05/32901). При аренде с экипажем арендодатель, во-первых, предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование. А во-вторых, оказывает своими силами услуги по управлению автотранспортом. Это следует из статьи 632 ГК.
Кто заполняет путевой лист
Заполнить путевой лист может любой сотрудник, которого назначили ответственным за оформление этого документа. Это может быть диспетчер, если в организации есть такая штатная единица, либо любой другой сотрудник. Например, менеджер или бухгалтер.
Путевой лист необходим, чтобы подтвердить факт перевозки грузов и пассажиров. Документ используют при расчете зарплаты водителя, для обоснования расходов на ГСМ, электроэнергию, содержание транспортного средства, провозной платы и т. д., а также для контроля за движением транспортных средств.
Расчеты с водителем. Путевой лист является первичным документом для учета работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257). Он подтверждает рабочее время.
Подтверждение расходов. Путевой лист подтверждает реальность поездки и факт перевозки грузов и пассажиров. Документ необходим, чтобы подтвердить экономическую обоснованность аренды или лизинга автомобиля, а также расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля. К таким расходам относят:
зарплату водителю и надбавки за разъездной характер работы;
стоимость ГСМ и заправки электромобиля;
проведение технического обслуживания, технического осмотра и ремонта транспортного средства;
стоимость парковки, провозную плату и т. д.
Компенсация за использование личного имущества. Путевой лист может обосновать расходы, которые работодатель компенсирует сотрудникам (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Работодатель может оплачивать расходы на ГСМ, запчасти, парковку арендованных или личных автомобилей сотрудников. Если для работы требуется личный автомобиль работника, то ему работодатель может выплачивать специальную компенсацию.
ГИБДД, полиция и другие ведомства. Путевой лист подтверждает маршрут следования машины, что автомобиль технически исправен, а водитель может им управлять, так как прошел медицинский осмотр. Отметки о техническом состоянии и медосмотре в путевых листах проверяют представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. По требованию полиции водитель обязан предъявить путевой лист (п. 2.1.1 Правил дорожного движения). Если этого не сделать, оштрафуют как водителя, так и должностных лиц и саму организацию (ч. 2 ст. 12.3, ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП).
Кто должен оформлять
Оформлять путевые листы должны лица, которые указаны в пунктах 10 и 4 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Это организации, ИП, которые:
являются собственниками или владельцами транспорта;
используют ТС для перевозки пассажиров и грузов независимо от того, коммерческая это перевозка или перевозка для собственных нужд.
С 1 сентября 2023 года оформлять путевые листы должны также самозанятые перевозчики такси, которые не являются ИП (подп. 5 п. 1 ст. 11 Закона от 29.12.2022 № 580-ФЗ).
Путевые листы оформляют на каждое транспортное средство, которое передвигается по дорогам в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
Под пассажирами понимают лиц, кроме водителя, которые находятся в транспортном средстве, а также лиц, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения).
Можно не оформлять путевой лист на транспорт, который не покидает территорию предприятия (например, на автопогрузчик, который работает только на складе компании). Путевой лист оформляют до выпуска транспортного средства на линию (п. 10, 11 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390).
Собственники и владельцы
К собственникам транспортных средств относят организации и ИП, которые владеют транспортным средством на праве собственности. Данные организации и ИП приобрели транспортное средство по договору купли-продажи или получили в собственность по иным основаниям, например, по договору дарения.
Владельцы транспортных средств — это организации и ИП, которые получили транспортное средство во владение на праве хозяйственного ведения или праве оперативного управления либо на ином законном основании (право аренды, лизинг, доверенность на право управления транспортным средством и т. д.).
Путевой лист при аренде
На арендованное транспортное средство нужно оформить путевой лист, если это транспортное средство вы используете для перевозки пассажиров и грузов. Кто должен оформлять путевой лист, зависит от вида договора аренды. Если заключен договор аренды без экипажа, путевой лист оформляет арендатор. При аренде с экипажем путевой лист оформляет арендодатель.
Аренда без экипажа. Арендатор фактически эксплуатирует арендованный транспорт, поэтому он составляет путевой лист. По договору аренды без экипажа арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование. При этом арендодатель не оказывает услуги по управлению транспортом (ст. 642 ГК). Таким образом, арендатор является владельцем транспортного средства, поэтому он оформляет путевой лист (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390). Если договором аренды не предусмотрено иное, арендатор несет расходы на ГСМ (ст. 646 ГК).
Аренда с экипажем. При предоставлении транспортного средства в аренду с экипажем путевой лист оформляет арендодатель (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, письмо Минфина от 12.04.2023 № 02-07-05/32901). При аренде с экипажем арендодатель, во-первых, предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование. А во-вторых, оказывает своими силами услуги по управлению автотранспортом. Это следует из статьи 632 ГК.
Кто заполняет путевой лист
Заполнить путевой лист может любой сотрудник, которого назначили ответственным за оформление этого документа. Это может быть диспетчер, если в организации есть такая штатная единица, либо любой другой сотрудник. Например, менеджер или бухгалтер.
Ситуация
Нужно ли оформлять путевой лист директору
Путевой лист нужен, если транспортное средство, которым управляет руководитель, передвигается по автомобильным дорогам и используется для перевозки пассажиров, грузов или багажа.
Оформлять путевой лист нужно, если руководитель управляет автомобилем в служебных целях и на этом автомобиле перевозит грузы или других лиц, кроме себя, например, своих сотрудников (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, ч. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Под пассажирами понимают лиц, кроме водителя, которые находятся в транспортном средстве, а также лиц, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения).
Обязанность заполнять путевые листы в случаях, когда нет перевозок пассажиров и грузов, законодательством не предусмотрена. Такую позицию поддерживали суды (см., например, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.12.2015 № А03-4759/2015, решение Омского областного суда от 09.02.2016 № 77-80/2016). Поэтому подтвердить служебный характер поездок можно любым документом: актом, приказом, справкой и т. д. Но удобнее и безопаснее оформить путевой лист.
Нужно ли оформлять путевой лист директору
Путевой лист нужен, если транспортное средство, которым управляет руководитель, передвигается по автомобильным дорогам и используется для перевозки пассажиров, грузов или багажа.
Оформлять путевой лист нужно, если руководитель управляет автомобилем в служебных целях и на этом автомобиле перевозит грузы или других лиц, кроме себя, например, своих сотрудников (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, ч. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Под пассажирами понимают лиц, кроме водителя, которые находятся в транспортном средстве, а также лиц, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения).
Обязанность заполнять путевые листы в случаях, когда нет перевозок пассажиров и грузов, законодательством не предусмотрена. Такую позицию поддерживали суды (см., например, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.12.2015 № А03-4759/2015, решение Омского областного суда от 09.02.2016 № 77-80/2016). Поэтому подтвердить служебный характер поездок можно любым документом: актом, приказом, справкой и т. д. Но удобнее и безопаснее оформить путевой лист.
Ситуация
Нужно ли оформлять путевой лист на личные автомобили, которые используют в служебных целях
Путевой лист не нужен, если работник не перевозит пассажиров и грузы для нужд организации.
Путевые листы нужно оформлять, только если сотрудник использует личный транспорт в целях перевозки пассажиров и грузов для собственных нужд организации и ИП (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, ч. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Под перевозками для собственных нужд понимают перемещение лиц, кроме водителя, материальных объектов автобусами или грузовыми автомобилями без договоров перевозки (п. 2 ст. 20 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).
Таким образом, если работник не использует личный автомобиль для перевозок пассажиров и грузов для нужд организации, оформлять путевые листы не требуется (постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 № А48-6436/05-8). Служебный характер поездок можно подтвердить и другими документами, например, приказами, актами и т. д.
СОВЕТ
Оформить путевой лист на личный автомобиль можно независимо от того, перевозит сотрудник пассажиров и грузы или нет.
Служебный характер поездок можно подтвердить не только путевым листом, но и другими документами. Например, приказами, актами и т. д. Но проще обосновать производственный характер поездок данными путевого листа. В форме путевого листа есть все необходимые показатели. Такой документ подтвердит, что личный автомобиль сотрудника компания использует в деятельности, а также обоснует расходы на компенсацию за использование личного автомобиля.
Основание для выплаты компенсации — приказ руководителя, а также соглашение между работником и работодателем на использование автотранспорта (ст. 188 ТК). Аналогичные выводы — в письмах Минфина от 27.06.2013 № 03-04-05/24421, от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629.
Чтобы освободить выплаты сотруднику от НДФЛ и страховых взносов, у организации также должны быть документы, которые подтверждают, что используемый автомобиль принадлежит сотруднику. Получите у работника копию ПТС или свидетельства о регистрации автомобиля (письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).
Нужно ли оформлять путевой лист на личные автомобили, которые используют в служебных целях
Путевой лист не нужен, если работник не перевозит пассажиров и грузы для нужд организации.
Путевые листы нужно оформлять, только если сотрудник использует личный транспорт в целях перевозки пассажиров и грузов для собственных нужд организации и ИП (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, ч. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Под перевозками для собственных нужд понимают перемещение лиц, кроме водителя, материальных объектов автобусами или грузовыми автомобилями без договоров перевозки (п. 2 ст. 20 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).
Таким образом, если работник не использует личный автомобиль для перевозок пассажиров и грузов для нужд организации, оформлять путевые листы не требуется (постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 № А48-6436/05-8). Служебный характер поездок можно подтвердить и другими документами, например, приказами, актами и т. д.
СОВЕТ
Оформить путевой лист на личный автомобиль можно независимо от того, перевозит сотрудник пассажиров и грузы или нет.
Служебный характер поездок можно подтвердить не только путевым листом, но и другими документами. Например, приказами, актами и т. д. Но проще обосновать производственный характер поездок данными путевого листа. В форме путевого листа есть все необходимые показатели. Такой документ подтвердит, что личный автомобиль сотрудника компания использует в деятельности, а также обоснует расходы на компенсацию за использование личного автомобиля.
Основание для выплаты компенсации — приказ руководителя, а также соглашение между работником и работодателем на использование автотранспорта (ст. 188 ТК). Аналогичные выводы — в письмах Минфина от 27.06.2013 № 03-04-05/24421, от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629.
Чтобы освободить выплаты сотруднику от НДФЛ и страховых взносов, у организации также должны быть документы, которые подтверждают, что используемый автомобиль принадлежит сотруднику. Получите у работника копию ПТС или свидетельства о регистрации автомобиля (письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).
По какой форме
Форму путевого листа на бумаге нужно разработать и утвердить самостоятельно. Утвержденного бланка нет. В путевом листе должны быть обязательные реквизиты из раздела I приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 (письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ). Бланк, который будете применять, утвердите в приложении к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Если вы планируете оформлять путевые листы в электронном виде, разрабатывать свою форму не нужно.
Предприниматели оформляют путевые листы по тем же правилам, что и организации. Форму путевого листа разработайте самостоятельно. Бланк должен включать обязательные реквизиты. При заполнении путевого листа в реквизите «Сведения о лице, оформившем путевой лист» ИП указывает свои фамилию, имя и отчество (при наличии), а также адрес регистрации по местожительству, телефон, ОГРНИП. Порядок заполнения остальных реквизитов аналогичен правилам для организаций.
Проверьте, чтобы, помимо обязательных реквизитов путевого листа, форма отвечала всем требованиям законодательства к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При разработке формы бланка за основу можно взять утвержденные Госкомстатом унифицированные формы. Но в этих в бланках нет всех обязательных реквизитов, поэтому использовать их можно, только если добавить обязательные поля.
В путевой лист, помимо обязательных реквизитов, можно включить любые дополнительные реквизиты, которые учитывают специфику вашей деятельности.
Форму бланка закрепите в учетной политике. Для этого издайте приказ о внесении изменений в учетную политику.
Форму путевого листа на бумаге нужно разработать и утвердить самостоятельно. Утвержденного бланка нет. В путевом листе должны быть обязательные реквизиты из раздела I приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 (письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ). Бланк, который будете применять, утвердите в приложении к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Если вы планируете оформлять путевые листы в электронном виде, разрабатывать свою форму не нужно.
Предприниматели оформляют путевые листы по тем же правилам, что и организации. Форму путевого листа разработайте самостоятельно. Бланк должен включать обязательные реквизиты. При заполнении путевого листа в реквизите «Сведения о лице, оформившем путевой лист» ИП указывает свои фамилию, имя и отчество (при наличии), а также адрес регистрации по местожительству, телефон, ОГРНИП. Порядок заполнения остальных реквизитов аналогичен правилам для организаций.
Проверьте, чтобы, помимо обязательных реквизитов путевого листа, форма отвечала всем требованиям законодательства к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При разработке формы бланка за основу можно взять утвержденные Госкомстатом унифицированные формы. Но в этих в бланках нет всех обязательных реквизитов, поэтому использовать их можно, только если добавить обязательные поля.
В путевой лист, помимо обязательных реквизитов, можно включить любые дополнительные реквизиты, которые учитывают специфику вашей деятельности.
Форму бланка закрепите в учетной политике. Для этого издайте приказ о внесении изменений в учетную политику.
