Как хранить документацию после внутренних проверок
Сергей Моисеенко
Эксперт Системы Промбезопасность, до 2022 г. — начальник отдела Центрального управления Ростехнадзора
Руслан Горчаков
Ведущий специалист по промбезопасности ООО "ТК Славяне"
Семён Лазарев
Эксперт по промбезопасности и техрегулированию, заместитель директора ИМАШ РАН, эксперт Ростехнадзора, член НТС Росприроднадзора
Анастасия Добрычева
Главный редактор Системы Промбезопасность
СОБЛЮДАЙТЕ ТРЕБОВАНИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ О ПРОВЕРКАХ
Вся документация, которая образуется при проведении внутренних проверок соблюдения требований ПБ, подлежит регистрации, систематизации и хранению. К таким документам относятся:
- планы, распоряжения и задания на проверки;
- чек-листы;
- акты и отчеты;
- материалы фото- и видеофиксации;
- реестры проверок и нарушений;
- планы корректирующих мероприятий;
- документы о выполнении мероприятий;
- акты контрольных проверок и сводные отчеты.
Ответственный за организацию хранения документов — работник, который осуществляет ПК, либо руководитель службы ПК. Оригиналы документов на бумажном носителе храните в папке с наименованием структурного подразделения/места хранения. А электронные документы размещайте в отдельной информационной системе или сетевой папке с разграничением прав доступа и резервным копированием.
Документы систематизируйте:
- по годам;
- ОПО;
- подразделениям;
- видам проверок.
Каждому акту проверки присвойте регистрационный номер. К нему приобщите все приложения, материалы, план мероприятий и документы, которые подтверждают устранение нарушений.
Акты внутренних проверок структурных подразделений хранят не менее пяти лет. Срок хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства. Если для отдельных документов нормативными правовыми актами установлены более длительные сроки хранения, применяют специальный срок. Уничтожение ...
Информационный источник публикации Актион МЦФЭР
