Как перевести сотрудников на зарплатный проект
Александр Вараксин
банковский эксперт
При переводе сотрудников на зарплатный проект работодателю необходимо оформить допсоглашение к трудовым договорам, выбрать банк, заключить договор с банком и оформить карты работникам или присоединить личные карты к проекту. При необходимости можно сменить банк по зарплатному проекту.
Выбор банка
При выборе банка для зарплатного проекта в первую очередь ориентируйтесь на стоимость услуги. Работодатель может иметь два зарплатных проекта и более в разных банках — законодательных ограничений нет. Для этого необходимо указать возможность перечисления зарплаты на разные счета в коллективном договоре и внутренних документах.
Идеально, когда все виды комиссий за обслуживание зарплатного проекта отсутствуют. Помимо расценок на услугу, важно учитывать и другие параметры:
- продолжительность операционного дня;
- покрытие банкоматами;
- представленность в регионах;
- льготное кредитование для сотрудников;
- удобный интернет-банк.
Чтобы оформить выбор банка, издайте приказ о выборе банка на ведение зарплатного проекта. Утвержденной формы нет. Укажите в приказе ответственного за сбор и систематизацию информации о банке и сроки принятия решений.
Приказ о выборе банка для зарплатного проекта
Договор, выпуск карт
Общий порядок заключения договоров на выпуск и обслуживание банковских карт установлен положениями ЦБ от 24.12.2004 № 266-П и от 29.06.2021 № 762-П. С банком нужно заключить договор на выпуск (эмиссию) и обслуживание карт. Договор на выпуск и обслуживание карты можно заключить:
- с банком, в котором у организации открыт расчетный счет (условия выпуска и обслуживания карт могут быть прописаны в договоре банковского счета, в дополнительном соглашении к нему или в отдельном договоре);
- с банком, клиентом которого организация не является.
Конкретный перечень документов, которые нужны для заключения договора на выпуск и обслуживание зарплатных карт, устанавливает банк. Поскольку карта открывается не на работодателя, а на сотрудников, банк вправе попросить сведения о численности персонала компании, персональные данные сотрудников, сведения о среднемесячном количестве транзакций за последний квартал или полугодие, среднемесячном размере фонда оплаты труда, адресах офисов работодателя. Эти данные можно предоставить на бумаге или электронно (п. 3.1 Инструкции ЦБ от 30.06.2021 № 204-И).
СИТУАЦИЯ
Передача персональных данных работников в рамках зарплатного проекта
Чтобы правильно передать персональные данные работников в рамках зарплатного проекта, следует взять у сотрудника письменное согласие на передачу персональных данных.
Если поменяете банк, с которым работали по зарплатному проекту, получите новое согласие от сотрудников. Использовать старое или получать универсальное согласие на несколько банков сразу нельзя.
Согласие на передачу не понадобится в трех случаях:
- банк заключил договор на выпуск банковской карты напрямую с сотрудником и в тексте договора есть положения, которые предусматривают передачу персональных данных;
- у работодателя есть доверенность на право представлять интересы сотрудника при заключении договора с кредитной организацией;
- условия зарплатного проекта прописаны в коллективном договоре.
В доверенности рекомендуем прописать конкретные полномочия, которые предусматривают право передачи персональных данных и подписание соответствующих согласий. Такой вывод следует из части 1 статьи 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ и абзацев 11–13 пункта 4 разъяснений Роскомнадзора.
Для одного сотрудника можно открыть сразу несколько лицевых счетов по разным зарплатным проектам в одном банке. Например, если сотрудник работает в нескольких подразделениях или филиалах работодателя. Но в качестве основного места выплат сотруднику нужно указать только один номер лицевого счета. При необходимости переоформления выплаты на другой счет его изменяют.
Чтобы ускорить процесс получения карт сотрудниками, можно договориться с банком о выдаче неэмбоссированных неименных карт. Они работают как обычные, а получить их можно быстрее. Работник получит карту сразу после подписания документов в любом отделении банка. Рисков в том, что карта неименная, для работодателя нет. Компания перечисляет зарплату на счет сотрудника и всегда может доказать, что деньги выдаются конкретному человеку на конкретную дату.
Карты участникам программы выдают в офисе банка или у работодателя. Этот вопрос обсуждается в процессе оформления договора. При выдаче карт работодателем рекомендуем составить реестр выданных карт в свободной форме.
Присоединение к проекту
Никаких согласий или заявлений у сотрудников о присоединении к зарплатному проекту собирать не нужно, если работодатель выпускает для них карты. Но если у сотрудника есть карта банка, в котором у работодателя зарплатный проект, его можно присоединить к нему. Порядок добавления личной карты сотрудника уточните в банке, в котором у работодателя зарплатный проект. Общих рекомендаций нет. Это может быть согласие на присоединение, или передача банку анкетных данных сотрудника, или иной документ.
Нельзя принуждать сотрудника присоединиться к зарплатному проекту. Он вправе получать зарплату на тот счет, который он указал в заявлении (ст. 136 ТК). За принуждение сотрудника к участию в зарплатном проекте работодателю грозит штраф.
Платежка, комиссия банка
Оформляйте и выплачивайте зарплату на карты зарплатного проекта аналогично выплатам на личные карты сотрудников с учетом требования обслуживающего банка. Образец платежки на выплату зарплаты в рамках зарплатного проекта — ниже.
Платежка нескольким сотрудникам в рамках зарплатного Платежка нескольким
Независимо от того, входит карта сотрудника в зарплатный проект или нет, при перечислении зарплаты нельзя удержать комиссию банка с сотрудника. Комиссия банка за перечисление на счет сотрудника не входит в установленный законодательством список удержаний из заработной платы (ст. 137 ТК, письмо Роструда от 10.10.2019 № ПГ/25775-6-1).
Прочие выплаты, риски
На зарплатные карты сотрудников можно перечислять не только зарплату, но и прочие выплаты, например, подотчет. Ограничений на перечисление прочих выплат в рамках зарплатного проекта нет. Все зависит от тарифа банка — обязательна ли только целевая выплата, есть ли лимиты, взимают ли допкомиссии при их превышении. Но есть риск. Незарплатные платежи через проект налоговики могут отнести к выплатам за труд и доначислить налоги и взносы. Используйте таблицу для определения рисков.
Таблица. Какие выплаты разрешены, а какие сомнительны в рамках зарплатного проекта на карту сотрудника
Чтобы ускорить процесс получения карт сотрудниками, можно договориться с банком о выдаче неэмбоссированных неименных карт. Они работают как обычные, а получить их можно быстрее. Работник получит карту сразу после подписания документов в любом отделении банка. Рисков в том, что карта неименная, для работодателя нет. Компания перечисляет зарплату на счет сотрудника и всегда может доказать, что деньги выдаются конкретному человеку на конкретную дату.
Карты участникам программы выдают в офисе банка или у работодателя. Этот вопрос обсуждается в процессе оформления договора. При выдаче карт работодателем рекомендуем составить реестр выданных карт в свободной форме.
Присоединение к проекту
Никаких согласий или заявлений у сотрудников о присоединении к зарплатному проекту собирать не нужно, если работодатель выпускает для них карты. Но если у сотрудника есть карта банка, в котором у работодателя зарплатный проект, его можно присоединить к нему. Порядок добавления личной карты сотрудника уточните в банке, в котором у работодателя зарплатный проект. Общих рекомендаций нет. Это может быть согласие на присоединение, или передача банку анкетных данных сотрудника, или иной документ.
Нельзя принуждать сотрудника присоединиться к зарплатному проекту. Он вправе получать зарплату на тот счет, который он указал в заявлении (ст. 136 ТК). За принуждение сотрудника к участию в зарплатном проекте работодателю грозит штраф.
Платежка, комиссия банка
Оформляйте и выплачивайте зарплату на карты зарплатного проекта аналогично выплатам на личные карты сотрудников с учетом требования обслуживающего банка. Образец платежки на выплату зарплаты в рамках зарплатного проекта — ниже.
Платежка нескольким сотрудникам в рамках зарплатного Платежка нескольким
Независимо от того, входит карта сотрудника в зарплатный проект или нет, при перечислении зарплаты нельзя удержать комиссию банка с сотрудника. Комиссия банка за перечисление на счет сотрудника не входит в установленный законодательством список удержаний из заработной платы (ст. 137 ТК, письмо Роструда от 10.10.2019 № ПГ/25775-6-1).
Прочие выплаты, риски
На зарплатные карты сотрудников можно перечислять не только зарплату, но и прочие выплаты, например, подотчет. Ограничений на перечисление прочих выплат в рамках зарплатного проекта нет. Все зависит от тарифа банка — обязательна ли только целевая выплата, есть ли лимиты, взимают ли допкомиссии при их превышении. Но есть риск. Незарплатные платежи через проект налоговики могут отнести к выплатам за труд и доначислить налоги и взносы. Используйте таблицу для определения рисков.
Таблица. Какие выплаты разрешены, а какие сомнительны в рамках зарплатного проекта на карту сотрудника
Смена банка или проекта
Смена банка или проекта возможна по инициативе работодателя или работника. При смене банка по инициативе работодателя заранее предупредите сотрудников. После того как карта перестанет быть зарплатной, банк может начать взимать плату за ее обслуживание с физического лица.
Чтобы поменять банк для выплаты зарплаты на карты, необходимо заключить с банком договор на их выпуск и обслуживание и получить согласие сотрудников на смену банка. Согласием будет заявление о перечислении заработной платы в другую кредитную организацию (ч. 3 ст. 136 ТК).
Заявление сотрудника о смене зарплатного банка
Смена банка или проекта возможна по инициативе работодателя или работника. При смене банка по инициативе работодателя заранее предупредите сотрудников. После того как карта перестанет быть зарплатной, банк может начать взимать плату за ее обслуживание с физического лица.
Чтобы поменять банк для выплаты зарплаты на карты, необходимо заключить с банком договор на их выпуск и обслуживание и получить согласие сотрудников на смену банка. Согласием будет заявление о перечислении заработной платы в другую кредитную организацию (ч. 3 ст. 136 ТК).
Заявление сотрудника о смене зарплатного банка
СИТУАЦИЯ
Может ли работодатель менять банк для перечисления зарплаты без согласия сотрудника
Нет, не может.
Работодатель обязан получить согласие сотрудника на смену его зарплатного банка (ч. 3 ст. 136 ТК). Согласие сотрудника подтвердит заявление о перечислении заработной платы в другую кредитную организацию. Никаких других заявлений при смене зарплатного проекта от сотрудника получать не нужно.
Если работодатель без согласия сотрудника сменит зарплатный банк, ему грозит административная ответственность по части 6 статьи 5.27 КоАП:
- должностное лицо ждет предупреждение или штраф в размере от 10 тыс. до 20 тыс. руб.;
- ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
- организацию — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб.
После того как работодатель соберет заявления о перечислении заработной платы в другую кредитную организацию на смену зарплатного проекта, он издает приказ о смене банка для зарплатного проекта. Приказ оформляют в произвольной форме с указанием ответственного и сроков смены банка.
Приказ о смене банка для зарплатного проекта
Сотрудник самостоятельно выбирает банк для перечисления зарплаты (письмо Минтруда от 24.09.2019 № 14-1/ООГ-6957). При этом он вправе заменить банк, в который будут переводить его зарплату, либо изменить банковский счет в текущем банке.
Если инициатором смены банка для выплаты зарплаты выступает сотрудник, он должен уведомить работодателя за 15 календарных дней до дня очередной выплаты (ч. 3 ст. 136 ТК). Например, сотрудник хочет выйти из зарплатного проекта и перечислять далее зарплату на личную карту. Для этого сотрудник должен подать заявление о перечислении заработной платы в другую кредитную организацию
Заявление о смене зарплатного Заявление о смене
Приказ о смене банка для зарплатного проекта
Сотрудник самостоятельно выбирает банк для перечисления зарплаты (письмо Минтруда от 24.09.2019 № 14-1/ООГ-6957). При этом он вправе заменить банк, в который будут переводить его зарплату, либо изменить банковский счет в текущем банке.
Если инициатором смены банка для выплаты зарплаты выступает сотрудник, он должен уведомить работодателя за 15 календарных дней до дня очередной выплаты (ч. 3 ст. 136 ТК). Например, сотрудник хочет выйти из зарплатного проекта и перечислять далее зарплату на личную карту. Для этого сотрудник должен подать заявление о перечислении заработной платы в другую кредитную организацию
Заявление о смене зарплатного Заявление о смене
ПРИМЕР
Пример, как рассчитать крайний срок для подачи заявления о смене зарплатного банка
ООО «Альфа» перечисляет зарплату сотрудников на банковские карты в рамках зарплатного проекта в АКБ «Надежный». Сотрудник Т.А. Иванов попросил перечислять его зарплату на личный счет в АКБ «Сберегательный».
«Альфа» выплачивает зарплату 4-го числа каждого месяца. Чтобы 4 октября получить зарплату за сентябрь на карту в АКБ «Сберегательный», Иванов должен подать заявление о смене зарплатного банка не позже 18 сентября.
Предположим, работник не успел подать заявление за 15 календарных дней или совсем не писал заявление о перечислении заработной платы в другую кредитную организацию. В этом случае работодатель вправе перечислить заработок по прежним реквизитам.
Сотрудник имеет право отказаться от зарплатного проекта как с момента трудоустройства, так и в процессе работы. Отказывать сотруднику в праве получать зарплату на тот счет, который он указал в заявлении, нельзя независимо от причины отказа сотрудника от зарплатного проекта. За отказ выплачивать сотруднику зарплату на указанный им счет в банке работодателю грозит штраф.
Сотрудник имеет право отказаться от зарплатного проекта как с момента трудоустройства, так и в процессе работы. Отказывать сотруднику в праве получать зарплату на тот счет, который он указал в заявлении, нельзя независимо от причины отказа сотрудника от зарплатного проекта. За отказ выплачивать сотруднику зарплату на указанный им счет в банке работодателю грозит штраф.
