Когда кадровые документы можно передавать в архив организации
Иван Шкловец
действительный государственный советник РФ 2 класса, эксперт трудового законодательства
Документы передавайте на хранение в архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Сдавайте в архив документы постоянного срока хранения и документы с временными сроками хранения более 10 лет, в том числе документы по личному составу (п. 47 Правил № 77).
Дела передавайте по графику. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации (п. 73 Правил № 77).
Чтобы передать дела в архив, они должны быть полностью оформлены. Полное оформление бумажного дела предусматривает:
- подшивку или переплет документов дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя дела (приложение 4 к Правилам № 77);
- составление внутренней описи документов дела (приложение 5 к Правилам № 77);
- оформление обложки дела (приложение 6 к Правилам № 77).
Бумажное дело должно содержать не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Документы подшивают в твердую обложку на четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел). При этом прошивка должна позволять прочесть все документы, даты, визы и резолюции на них (п. 51 Правил № 77).
Правила нумерации листов в делах перечислены в пункте 52 Правил № 77. В частности, должны соблюдаться следующие требования:
- нумеруйте листы арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской;
- номера листов проставляйте в правом верхнем углу листа документа;
- фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
- лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруйте как один лист;
- листы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к другому листу, нумеруйте отдельно;
- конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются в следующем порядке: вначале нумеруйте конверт, а затем очередным номером – каждое вложение в конверте и т. д.
В случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проведите перенумерацию или используйте литерные номера листов.
Лист-заверитель дела составляйте на отдельном листе и подшейте (вклейте) в дело. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Дела передавайте в архив по описям. Рекомендуемый образец описи обычных бумажных документов – в приложении 7, электронных документов – в приложении 8 к Правилам № 77. Описи составляйте в двух экземплярах (п. 62 Правил № 77).
Описи составляйте отдельно:
- на дела постоянного хранения;
- дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
- дела по личному составу;
- дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и др.);
- электронные и аудиовизуальные документы.
Такой порядок закрепили в пункте 63 Правил № 77. Реестр описей оформляйте на бланке из приложения 26 к Правилам № 77.
Совет
Если своего архива в организации нет, вы можете передать документы на хранение по договору специализированной организации.
Оформите это двусторонним актом приема-передачи. Образец акта передачи в специализированную организацию – в приложении 27 к Правилам № 77.
Пример
Пример оформления передачи кадровых дел в архив организации
В ООО «Альфа» согласно положению об архиве в начале года проводится передача документов на хранение из структурных подразделений в архив организации. Приказом директора ответственной за подготовку кадровых документов к передаче в архив организации назначена руководитель отдела кадров Е.Э. Громова.
Для проведения экспертизы ценности документов на основании приказа в организации создана экспертная комиссия. Е.Э. Громова, как ответственная за передачу в архив кадровых документов, представила указанные документы комиссии для экспертизы ...
Информационный источник публикации Актион МЦФЭР
Источник изображения Freepik
Получить консультацию
