Эксперты Системы подготовили алгоритм, как разработать и внедрить СОПы и алгоритмы, чтобы контролировать работу персонала и минимизировать ошибки при оказании медпомощи. Пояснили, кого назначить ответственным и описали этапы разработки и внедрения. Подробнее читайте в рекомендации.

Елена Аверьянова

специалист организационно-методического отдела по клинической лабораторной диагностике сектора мониторинга и управления системами менеджмента качества ФГБУ «НИИ ОЗММ ДЗМ»

Какие документы использовать для стандартизации

В системе менеджмента качества выделяют два основных типа стандартизирующих документов: регламент процесса и стандартная операционная процедура (СОП).

Регламенты процесса – управленческие документы, их создают, чтобы детально проанализировать процесс, выявить зоны рисков при его взаимодействии с другими процессами, оценить ресурсы, установить индикаторы качества, безопасности и эффективности, распределить ответственность и полномочия участников процесса, установить им грейды и KPI. Регламенты используют высшее руководство, экономическая служба, отдел по персоналу, руководители подразделений, владельцы процессов или ответственные за них. За разработку регламентов процесса отвечает руководитель службы качества.

Для сотрудников медорганизации разрабатывают СОПы и алгоритмы. СОП регламентирует выполнение конкретного этапа процесса. СОПы стандартизируют не только процедуры, но также навыки и знания медработников. Алгоритм – приложение к СОПу, его создает разработчик СОПа.

СОПы для медорганизаций можно разделить на три вида: регламентирующие выполнение экстренных работ, рутинных работ, работ в системе менеджмента качества (СМК). Самый распространенный синоним СОПа – рабочая инструкция.

Какие подходы использовать при разработке СОПов

СОПы могут создавать медработники или сторонняя организация по заказу руководства. При создании и внедрении СОПов применяют два подхода: «сверху вниз» и «снизу вверх» (таблица 1). На практике оба подхода надо применять одновременно. Однако, если квалификации персонала или времени недостаточно, если персонал серьезно сопротивляется созданию документов, можно применить императивный метод.

Таблица 1. Два способа создать и внедрить документы для стандартизации

Как разработать СОП

Самостоятельная разработка СОПов – трудоемкий способ, но он позволяет учесть все особенности работы вашей медорганизации, выявить системные ошибки. Такие СОПы используются на практике и становятся частью системы менеджмента качества. При разработке СОПа воспользуйтесь алгоритмом (рисунок 1). Вы можете дополнить его согласно специфике вашей медорганизации.

Рисунок 1. Как создавать СОП

Разделы СОПов будут отличаться, однако рекомендуем придерживаться единого оформления и общей структуры. Например, на каждой странице СОПа нужно указать номер этой страницы и общее количество листов.

СОПы, регламентирующие экстренные работы, должны содержать пошаговый алгоритм действий или визуализацию процедуры – рисунки, фотографии (рисунок 3). В них должна быть вся необходимая информация для выполнения процедуры – цифры, не требующие пересчета, телефоны ответственных сотрудников для связи. СОПы по экстренным работам включают жесткие ограничения по времени – какие действия надо выполнить немедленно, через 5 минут, полчаса, 1 час после наступления экстренной ситуации. Кроме того, эти СОПы должны содержать критерии выполнения работ (индикаторы качества). Это может быть время выполнения процедуры или состояние пациента после нее.

Рисунок 3. Пример иллюстрации в СОПе – как обрабатывать руки антисептиком

В СОПах для экстренных процедур есть две части: медицинская и организационная. Медицинская часть связана с особенностями анатомии и физиологии человека, эта часть одинакова в СОПах разных МО. Организационная часть, напротив, всегда составляется индивидуально в зависимости от типа МО и особенностей ее работы.

В СОПы, регламентирующие рутинные процессы, следует включить пункты из инструкций производителей оборудования и расходных материалов.

В любом СОПе должны быть ссылки на внутренние документы организации. Если описывать в СОПе все действия, он будет слишком громоздким и персонал не сможет по нему работать. Однако если в СОПе слишком много ссылок и мало описаний, то ...